Detail

Archiefverordening

Originele publicatie downloaden:
Download het PDF bestand
Link naar originele publicatie:
Deze link gaat naar een andere site
Type bekendmaking:
Verordeningen
Postcode en huisnummer:
5611CH 18
Publicatiedatum:
27.07.2017





Archiefverordening

 

Het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven

 

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van Metropoolregio Eindhoven

 

gelet op artikel 43, eerste lid, van de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015,

 

gelet op de artikel 5, derde lid, aanhef en onder a, van de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 in samenhang met artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995,

 

gelet op de artikel 5, derde lid, aanhef en onder b, van de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 in samenhang met artikel 31 van de Archiefwet 1995,

 

gelet op artikel 5, derde lid, aanhef en onder d, van de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 in samenhang met artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995

 

besluit vast te stellen de navolgende:

 

Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, betreffende de aanwijzing van de regionale archiefbewaarplaats, betreffende de zorg voor de archiefbescheiden die zich in de regionale archiefbewaarplaats bevinden alsmede betreffende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (de Archiefverordening).

 

 

HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1  

 

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    de gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015;

  • c.

    regionale organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, sub 1º, van de wet, voor zover behorende tot de Metropoolregio Eindhoven;

  • d.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, sub 1º, van de wet, voor zover behorende tot de gemeenten deelnemend aan de gemeenschappelijke regeling;

  • e.

    de streekarchivaris: de archivaris, overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder c jo. artikel 18 lid 2 onder c van de gemeenschappelijke regeling door het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven benoemd;

  • f.

    de archiefbewaarplaats: de regionale archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder jo. artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen;

  • g.

    archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die samen met toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren;

  • h.

    beheerder: degene die de zorgdrager heeft aangewezen als de verantwoordelijke voor zijn informatiehuishouding, voor zover het archiefbescheiden betreffen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; indien niemand is aangewezen: de zorgdrager in de zin van de wet;

  • i.

    beheereenheid: een als zodanig aangewezen organisatieonderdeel dat zelfstandig verantwoordelijk is voor het registreren, ordenen en beheren van archiefbescheiden;

  • j.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

 

HOOFDSTUK II. HET AANWIJZEN VAN DE REGIONALE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Artikel 2  

 

Als regionale archiefbewaarplaats wordt aangewezen de archiefbewaarplaats bij de dienst Regionaal Historisch Centrum Eindhoven zich bevindend aan de Raiffeisenstraat 18 te Eindhoven.

 

HOOFDSTUK III. DE ZORG VAN HET DAGELIJKS BESTUUR VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE REGIONALE ORGANEN

Artikel 3  

 

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van de regionale archiefbewaarplaats alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

 

Artikel 4  

 

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van:a. beheereenheden en hun beheerders;b. de verantwoordelijk beheerder voor ieder werkproces of groep van gerelateerde werkprocessen, voor zover bij de uitvoering meerdere beheereenheden zijn betrokken;c. de beheerder voor alle overige organisatieonderdelen welke niet als beheereenheid zijn aangewezen.

 

Artikel 5  

 

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

 

Artikel 6  

1. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de bewaring van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

3. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

 

Artikel 7  

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

 

Artikel 8  

Het Dagelijks Bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van:

a. het beheer van de archiefbescheiden van de regionale organen; én

b. het beheer van de regionale archiefbewaarplaats (waar zich archiefbescheiden bevinden van gemeentelijke organen en regionale organen evenals overige archiefbescheiden).

 

Artikel 9  

1. Het Dagelijks Bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de wet in een regeling waarbij een regionaal orgaan wordt opgeheven of een tijdelijk regionaal orgaan wordt ingesteld tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer na opheffing en de bewaring na opheffing van de onder het betreffende regionaal orgaan berustende archiefbescheiden.

2. Het Dagelijks Bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij een regionaal orgaan wordt samengevoegd met een ander overheidsorgaan en in een regeling waarbij een regionaal orgaan wordt gesplitst tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring van de onder het regionaal orgaan berustende archiefbescheiden.

3. Het Dagelijks Bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een regionaal orgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de terbeschikkingstelling of vervreemding van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling respectievelijk vervreemding wordt overgegaan.

4. Het Dagelijks Bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een regionaal orgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan.

 

Artikel 10  

Het Dagelijks Bestuur doet tenminste tweejaarlijks aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

 

HOOFDSTUK IV TOEZICHT VAN DE STREEKARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE REGIONALE EN GEMEENTELIJKE ORGANEN

Artikel 11  

De streekarchivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats voor zover die archiefbescheiden berusten of behoren te berusten onder de regionale organen en de gemeentelijke organen.

 

Artikel 12  

De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die naar zijn oordeel daartoe gekwalificeerd zijn.

 

Artikel 13  

1. De beheerder verstrekt aan de streekarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

2. De streekarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

 

Artikel 14  

De streekarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de zorgdrager.

 

Artikel 15  

1. De zorgdrager doet aan de streekarchivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte

c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

2. Het Dagelijks Bestuur doet aan de streekarchivaris tijdig mededeling van het voornemen tot bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als regionale archiefbewaarplaats.

3. De zorgdrager doet aan de streekarchivaris terstond na vaststelling afschriften toekomen van:

a. besluiten tot vaststelling van archiefverordeningen;

b. besluiten tot vaststelling van nadere regels betreffende het informatiebeheer (besluiten informatiebeheer);

c. besluiten tot opheffing/samenvoeging/splitsing van een overheidsorgaan;

d. besluiten tot gehele of gedeeltelijke overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of aan een rechtspersoon.

 

Artikel 16  

Als onderdeel van de uitvoering van het strategisch informatieoverleg:

1. De beheerder draagt er zorg voor dat de streekarchivaris wordt betrokken bij een structureel overleg dat de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang voorbereidt.

2. De streekarchivaris wordt door de zorgdrager betrokken bij het ontwerpen van selectielijsten. Indien een selectielijst in gemeenschappelijkheid met andere gemeenten wordt ontworpen en er wordt volstaan met de inzet van een andere gemeentearchivaris, wordt de streekarchivaris voor aanvang van het ontwerpen over het voornemen geïnformeerd en wordt de streekarchivaris advies gevraagd voordat het definitieve ontwerp wordt vastgesteld.

3. De streekarchivaris wordt door de zorgdrager betrokken bij de voorbereiding van besluiten tot vervreemding.

4. De streekarchivaris wordt door de zorgdrager in de gelegenheid gesteld te adviseren over voorgenomen verzoeken van de zorgdrager aan gedeputeerde staten betreffende een machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden. De zorgdrager geeft daarbij gemotiveerd aan hoe veelvuldig archiefbescheiden nog worden gebruikt of geraadpleegd.

5. De zorgdrager voert overleg met de streekarchivaris indien bij de zorgdrager de wens bestaat archiefbescheiden vervroegd over te brengen naar de archiefbewaarplaats.

6. De streekarchivaris wordt voorafgaande aan de overbrenging door de zorgdrager in de gelegenheid gesteld te adviseren over eventuele beperkingen aan de openheid met betrekking tot de over te brengen archiefbescheiden.

 

Artikel 17  

1. Het Dagelijks Bestuur stelt een beleidsplan vast aangaande het door de streekarchivaris uit te oefenen toezicht.

2. De streekarchivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het Dagelijks Bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

 

HOOFDSTUK V SLOTBEPALINGEN

Artikel 18  

1. De Archiefverordening SRE 1996 wordt ingetrokken.

2. De Archiefverordening Streekarchief 1996 wordt ingetrokken.

 

Artikel 19  

 

Deze verordening treedt in werking met ingang van 21 juni 2017.

 

Artikel 20  

 

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Metropoolregio Eindhoven 2017.

 

Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven

 

, voorzitter

 

, secretaris